Wie förderst Du Verlässlichkeit im Team?

Krisen kommen immer überraschend. Wo der Druck steigt und Krisensituationen gemeistert werden müssen – wo Unsicherheit und Stress die Zusammenarbeit belasten, gerät ohne Verlässlichkeit im Team die beste Planung in Gefahr. Deswegen bedeutet verlässlich sein weit mehr als pünktlich kommen oder Deadlines einhalten – es bedeutet, da zu sein, wenn es wirklich zählt. Das stärkt Vertrauen, Zusammenhalt und Teamkultur. Hier erfährst Du, was Du als Führungskraft tun kannst, um Dein Team weiter krisenfest zu machen.

Dort, wo in unserem Beratungsumfeld unvorhersehbare Krisen eintraten, konnten wir „live“ erleben, wie effektiv die Geschäftsführung mit den darunter liegenden Führungsebenen und ihren Mitarbeitenden agierten und kommunizierten. Anschliessend erarbeiteten sie im Team zentrale Grundsätze für das Verhalten in herausfordernden Situationen:

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Abschnitt 01: Verlässlichkeit in Krisenzeiten.

Hier einige Grundsätze für mehr Verlässlichkeit im Team in Krisenzeiten.

Wir sind flexibel.
Dies kann bedeuten, auch ausserhalb der regulären Arbeitszeiten dranzubleiben, um den Betrieb aufrechtzuerhalten oder an einer Lösung mitzuwirken.

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Jeder kümmert sich verlässlich um Reklamationen.
Wo Abläufe gestört sind oder Ware nicht verfügbar ist, reagieren Kunden sofort. Übernimm mit Deinem Team eigenständig die Kommunikation mit verärgerten Kunden, um deren Anliegen zu klären und sie zu beruhigen.

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Wir finden eine praktikable Lösung.
Bei einem Systemausfall sind praktikable Lösungen gefragt, wie Ihr Angebotserstellung, Verkäufe und vertriebliche Geschäftsprozesse trotz technischer Schwierigkeiten effektiv abwickeln könnt.

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Wir halten verlässlich zusammen.
Unterstütze Kollegen, die durch die Krise besonders belastet sind und sei Dir nicht zu schade mit anzupacken.

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Wir handeln eigenständig und vorausschauend.
Warte nicht, bis Dir jemand sagt, was zu tun ist – sondern finde Aufgaben ohne eine extra Anweisung und arbeite Deinen Kollegen zu.

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Jeder setzt Prioritäten.
Konzentrier Dich mit Priorität auf Eure wichtigsten Geschäftsprozesse und Aufgaben, um den Schaden für das Unternehmen gering zu halten.

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Jeder achtet auf seine Gesundheit.
Wer zeigt sich nicht gern einsatzbereit, um ein dringendes Problem zu beheben? Selbstverständlich sollte der Umfang der Überstunden verantwortungsvoll und gesundheitsbewusst gehandhabt werden. Dies hängt von den gesetzlichen Bestimmungen und Deiner individuellen Belastbarkeit ab. Grundsätzlich sollten die Überstunden im Einklang mit dem Arbeitszeitgesetz stehen. In Krisen ist nichts vorhersehbar, deshalb könnten Überstunden unvermeidlich werden – achte darauf, dass sie im Rahmen bleiben und Deine Selbstfürsorge im Vordergrund steht.

In einer Krisensituation besteht immer die Gefahr, dass Mitarbeiter sich zu sehr verausgaben. Als Geschäftsführer ist es wichtig, die Selbstfürsorge der Mitarbeiter im Blick zu behalten, da langfristig überlastete Mitarbeiter nicht nur ihrer eigenen Gesundheit schaden, sondern auch der Leistungsfähigkeit des Unternehmens.

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Abschnitt 02: Pünktlichkeit in Meetings ist Führungsaufgabe.

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Sei Vorbild für Verlässlichkeit im Team.

Unzuverlässigkeit im Team ist oft ein Hinweis auf Führungsfehler, denn wo eine Führungskraft selbst unzuverlässig ist – sei es durch fehlende oder widersprüchliche Kommunikation, unklare Prioritäten oder das Nicht-einhalten von Absprachen oder Zusagen – gibt sie den Mitarbeitern das Signal, dass Zuverlässigkeit keine hohe Priorität hat. So entsteht eine Kultur der Beliebigkeit.

Besprechungen, die später beginnen als geplant, weil der Chef noch kurz ans Telefon musste, oder im laufenden Meeting Anrufe entgegen nimmt, oder unpünktlich zu Kundenterminen erscheint, kommen häufiger vor als man denkt. 

So sollten Führungskräfte selbst zuverlässig sein, um Verlässlichkeit in der Teamkultur – in Eurer Arbeitsatmosphäre und im Unternehmen zu stärken. Vorbild sein beginnt im Kleinen: Chefs, die darauf achten, pünktlich und gut vorbereitet zu Meetings zu erscheinen und Kollegen das Gefühl geben, dass sie sich auf ihren Chef verlassen können, steigern die Wahrscheinlichkeit, dass ihr Team es ihnen gleichtut. Bist Du Unternehmer, kannst Du als gutes Beispiel vorangehen und gemeinsame Werte vorleben. 

Hier einige Empfehlungen für Dich als Vorgesetzter – für mehr Verlässlichkeit im Team.

• Lebe Pünktlichkeit und Verlässlichkeit vor.
• Halte Absprachen und Zusagen ein.
• Steh zu Fehlern und verwende sie zum Lernen.
• Lass Deine Entscheidungen nicht willkürlich klingen.
• Halte eine klare Linie.
• Erkläre plausibel und nachvollziehbar den neuen Kurs.
• Führe mit Werten.

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Pünktlichkeit und Verlässlichkeit in Meetings.

In fast jedem Unternehmen gibt es Personen, die zu Meetings und Terminen zu spät auftauchen. Durch sie verschieben sich häufig ganze Abläufe in der Firma, weil Besprechungen zu spät anfangen und verspätet enden. Das wirkt nicht nur unhöflich, sondern auch nervig und unzuverlässig. Wer zu spät kommt oder gar nicht aufkreuzt, signalisiert damit, dass er die Zeit seines Gegenübers nicht respektiert. 

Jedoch den meisten Menschen ist es wichtig, dass man mit ihrer Zeit verantwortungsvoll umgeht. Überleg Dir, wie Du als Führungskraft auf Zuspätkommer reagieren willst: Kommentieren, anschnauzen, ignorieren oder den anderen belehren? Und wie erreicht ihr mehr Pünktlichkeit in Euren Meetings?

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Wie Du mit Zuspätkommern klug umgehen kannst.

Erstellt Meetingregeln.
Regeln bieten Orientierung und Struktur – erstellt also gemeinsam ein paar einfache Meetingregeln. Meist reichen acht bis zehn. So kannst Du bei Unpünktlichkeit viel klarer und konsequenter reagieren – und wo gegen Erwartungen, Vorgaben und Regeln verstossen wird.

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Starte pünktlich, auch wenn noch jemand fehlt.
Damit würdigst Du die Pünktlichkeit und Gewissenhaftigkeit der rechtzeitig anwesenden Kollegen und Kolleginnen.

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Kein Update für Zuspätkommer.
Wer zu spät kommt, muss sich Informationen, die ihm fehlen, selbst organisieren.

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Reagiere auf´s zu spät kommen.
Im Wiederholungsfall reagiere freundlich, aber bestimmt: „Wir haben uns darauf geeinigt, pünktlich anzufangen und unsere Kollegen nicht warten zu lassen. Sei beim nächsten Mal bitte pünktlich.“

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Mit Ausreden richtig umgehen.
Mach dem Zuspätkommer klar: „Es liegt in Deiner Verantwortung, Deinen Tag so zu planen, dass Du Termine einhalten kannst.“

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Sag, dass sich Zuspätkommen auf das Team auswirkt.
Was bedeutet das für die Kolleginnen und Kollegen, die warten müssen? Was passiert, wenn Besprechungen immer wieder zu spät anfangen oder Deadlines nicht eingehalten werden? Wie fühlt es sich an, Informationen hinterherlaufen zu müssen? Deshalb gibt es hier eine gemeinsame Verantwortung für Pünktlichkeit – die wichtig ist, damit wir gut zusammenarbeiten können.

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Ermögliche Pünktlichkeit.
Wo eine Besprechung um 10 Uhr aufhört und die nächste um 10 Uhr startet, wird man es kaum rechtzeitig schaffen – deshalb besser um „5 vor“ enden.

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Als Zuspätkommer vier einfache Teamregeln beherzigen.

Teamregel 01: Informiere frühzeitig, dass Du spät dran bist. 
Wenn Du merkst, dass Du spät dran bist, oder Du verpennt hast, oder Dein Kind nicht in die Kita wollte, oder Du im Stau stehst, oder den aktuellen Termin nicht einhalten kannst, ruf zeitnah an und informiere die betreffenden Kollegen. So kann Dein Team sich darauf einstellen, Lösungen finden oder Anpassungen vornehmen, bevor es zu Problemen kommt. 

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Teamregel 02: Nimm Dir nicht zu viel vor und setz Prioritäten. 
Wer verlässlich ist sagt nicht zu allem Ja, sondern achtet sorgsam darauf, nicht zu viele Verpflichtungen einzugehen. Denn wenn er sich zu viel vornimmt, kann nicht alles fristgerecht erledigen. Die meisten Menschen können ihre Zusagen nicht einhalten, weil sie die verfügbare Zeit überschätzen.

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Teamregel 03: Sei bereit, um Hilfe zu bitten. 
Verlässlichkeit ist eine Notwendigkeit und bedeutet, sich an Absprachen zu halten und klar zu kommunizieren, falls etwas nicht machbar ist oder Du Dich überfordert fühlst. Wenn Du eine Aufgabe allein nicht schaffen kannst, sei bereit um Hilfe zu bitten, damit Ihr und Euer Kunde planen kann.

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Teamregel 04: Halte es aus, dass Du an Pünktlichkeit erinnert wirst.
Wenn Du unabsichtlich zu spät kamst, hast Du deswegen vielleicht selbst ein schlechtes Gewissen und brauchst keinen Kommentar oder keine Ermahnung mehr. Dennoch, im Wiederholungsfall halte die freundliche aber bestimmte Reaktion Deines Chefs oder Deiner Kollegen aus und verzichte auf Erklärungen oder Ausreden. 

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Abschnitt 03: Richtig delegieren für mehr Verlässlichkeit im Team.

Richtig delegieren können ist eine Grundfähigkeit, die zu Deinen wichtigsten Führungsinstrumenten gehört. Delegieren bedeutet, dass Du Aufgaben und Verantwortung überträgst, abgibst und loslässt. So unterstützt Du intrinsische Motivation und Deine Leute arbeiten engagierter. Klar, das ist gar nicht so leicht wie es klingt – aber machbar.

Hier einige Empfehlungen für Dich als Vorgesetzter – für mehr Verlässlichkeit durch richtiges delegieren.

Sag klar, was Du erwartest.

Mitarbeiter wollen wissen, was von ihnen erwartet wird – erstelle dazu ein schriftliches Briefing mit klaren Zielen, Anforderungen, Aufgaben, Fristen und Deadline zu Beginn der Aufgabe.

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Orientiere Dich am Entwicklungsgrad Deiner Mitarbeitenden.

Setze zum Beispiel Ziele, die sowohl die Bedürfnisse des Unternehmens als auch Fähigkeiten und Entwicklungsgrad der Mitarbeiter berücksichtigen.

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Setze klare Prioritäten.

Sag immer mit dazu, welche Priorität die Aufgabe im Vergleich zu anderen Aufgaben hat – ebenso welche Wichtigkeit oder welche Dringlichkeit.

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Plant mit Pufferzeit.

Erstellt einen Zeitplan, der die Komplexität der Aufgabe, die Anforderungen des Kunden und die Fähigkeiten des Mitarbeiters berücksichtigt. Plant immer Pufferzeit mit ein, damit unerwartete Hindernisse nicht sofort zur Verspätung führen.

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Gib Freiraum für selbstbestimmtes Arbeiten.

Erkläre gut, wo Mitarbeiter in eigener Verantwortung agieren können – und was Du bereits festgelegt hast. Zum Thema „Freiraum“ und „selbstbestimmtes Arbeiten“ interessierten sich andere Leser auch für diesen Artikel.

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Sorge für das nötige Arbeitsmaterial.

Stelle sicher, dass Deine Mitarbeiter über die notwendigen Werkzeuge und Arbeitsmaterialien verfügen, um ihre Aufgaben gut und richtig zu erledigen.

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Fördere Fähigkeiten.

Schaffe ein Bewusstsein für Qualitätsstandards – manchmal benötigen Mitarbeiter Schulungen, um effektiver und zuverlässiger zu arbeiten. So signalisierst Du, dass Ihr als Unternehmen an der Entwicklung Eurer Kollegen interessiert seid.

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Gib Feedback zum Zwischenstand.

Setzt regelmässig kurze Zwischenbesprechungen an, um frühzeitig sicherzustellen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg ist. So können mögliche Probleme oder Verzögerungen rasch erkannt und gelöst werden.

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Fokus immer auf Lösungen, nicht auf Schuldzuweisungen.

Fehler passieren – aber niemand macht sie aus Absicht. Deshalb konzentriert Euch auf Lösungen und nicht auf Schuldzuweisungen – so können Deine Mitarbeitenden lernen und sich verbessern.

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Vergiss nicht, Dich für Verlässlichkeit zu bedanken.

Mitarbeitende wünschen sich für Ihren Einsatz und ihr Engagement ein aufrichtiges wertschätzendes Dankeschön – bis an die eigenen Grenzen zu gehen ist nicht selbstverständlich. Aber auch konstante Verlässlichkeit ist eine Anerkennung wert. Hier sind einige Möglichkeiten zum „Danke“ sagen:

• Es klar aussprechen: „Danke für Deine gute Arbeit.“
• Individuelle Dankesbriefe.
• Zusätzliche freie Tage.
• Sonderzahlung oder ein Bonus.
• Firmenfeier.
• Flexiblere Arbeitszeiten.
• Ein Gutschein oder ein Buch.
• Kuchen, Eis oder Erdbeeren ausgeben.
• Öffentliche Anerkennung.
• Persönliches Danke-Video.

Wichtig ist, dass Dankbarkeits-Gesten authentisch und individuell sind, damit die Wertschätzung auch wirklich spürbar wird.

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Abschnitt 04: Klarheit und Grenzen für mehr Verlässlichkeit im Team.

Wie Ihr Dienst nach Vorschrift und Enttäuschung vermeiden könnt.

Untersuchungen belegen: Hinter Dienst nach Vorschrift stecken in der Regel enttäuschte Erwartungen, denn Arbeitgeber und Arbeitnehmer gehen neben dem offiziellen Arbeitsvertrag auch eine unausgesprochene Vereinbarung ein, den „psychologischen Vertrag“ – das heisst: Unternehmen etwa fordern von ihren Mitarbeitenden insbesondere in herausfordernden Zeiten oder in Krisensituationen Verlässlichkeit, Einsatz, Flexibilität und Loyalität.

Im Gegenzug erwarten Deine Mitarbeitenden ein „Danke“ – einen Ausgleich und wenigstens eine Anerkennung für Ihren Einsatz in Krisenzeiten. Grundsätzlich aber eine durch Respekt geprägte Arbeitsbeziehung, Entwicklungsmöglichkeiten und ein Aufgabenpensum, das zu schaffen ist. Damit Frust und Enttäuschung gar nicht erst entstehen, sprecht regelmässig über Eure Erwartungen – was Deine Leute erwarten und was Du als Führungskraft erwartest – und sag mit dazu, dass die eine oder andere Erwartung vielleicht nicht erfüllt werden kann.

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Erkläre die Konsequenzen von Unzuverlässigkeit.

Unzuverlässiges Verhalten kann im Wiederholungsfall Konsequenzen haben, wie zum Beispiel die Versetzung auf andere Projekte oder Bonuskürzungen.

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Wie Du Mitarbeiter führen kannst, die ihr Verhalten nicht ändern.

Falls der Mitarbeitende trotz Gesprächen und klarer Erwartungen sein Verhalten nicht ändert, kannst Du im Rahmen des Arbeitsrechts Ermahnungen, Abmahnungen und im Extremfall auch Kündigungen einsetzen – allerdings immer sorgfältig und in einem abgestuften Vorgehen.

Erster Schritt: Ermahnen.
Ermahnen ist sinnvoll, wenn das Problem trotz Gesprächen und Feedbacks weiterbesteht. Ermahnen bedeutet, freundlich aber klar sagen, dass Unzuverlässigkeit oder Unpünktlichkeit nicht länger toleriert wird und eine Verhaltensänderung notwendig ist.

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Zweiter Schritt: Abmahnen.
Wenn nach der Ermahnung keine Veränderung eintritt, wäre der nächste Schritt eine schriftliche Abmahnung mit klarer Aufforderung zur Verhaltensänderung. Sie sollte gut überlegt sein, da sie eine ernste arbeitsrechtliche Konsequenz darstellt und im Wiederholungsfall Grundlage für eine Kündigung sein kann.

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Dritter Schritt: Mögliche Kündigung abwägen.
Wenn alle anderen Versuche gescheitert sind, wenn die Ermahnung und Abmahnung nicht zu einer Änderung führen und das Verhalten weiterhin die Abläufe im Unternehmen stört oder das Team negativ beeinflusst, könnte als letzter Schritt eine Kündigung in Betracht gezogen werden.

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Hinweis: Dieser Abschnitt ersetzt keine arbeitsrechtliche Beratung. Kläre die arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen deshalb immer mit einem Juristen.

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Für mehr mehr Verlässlichkeit und Vertrauen komme Flurfunk und Gerüchten zuvor.

Flurfunk und Gerüchte sind ein Zeichen dafür, dass Deine Kommunikation vorher noch nicht klar genug war. Da wird zum Beispiel schnell mal zu dritt etwas auf dem Flur besprochen – und damit ist für die drei der Fall erledigt. Die anderen Kollegen erfahren davon zu spät oder gar nicht. Um Gerüchten im Unternehmen vorzubeugen und transparent zu bleiben, könntest Du Informationen regelmässig in einer internen Infopost an die Mitarbeiter kommunizieren, damit alle auf dem gleichen Stand der Informationen sind – unter anderem:

• Veränderungen in der Geschäftsführung.
• Strategie des Unternehmens.
• Erfolgreiche Meilensteine.
• Teambuilding-Massnahmen.
• Gute Leistungen.

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Fazit.

Verlässlichkeit und Vertrauen sind das Fundament für Euren Erfolg. Grundsätzlich möchte von Euch sich darauf verlassen können, dass Informationen fliessen, Absprachen eingehalten werden und Aufgaben gewissenhaft erledigt werden – von der Führungsebene bis zum Azubi. Als Führungskraft weisst Du was Du tun kannst, um Dein Team weiter krisenfest zu machen. Das geht am effektivsten koordiniert mit der Zuversicht, auch schwierige Situationen selbstbewusst gemeinsam meistern zu können.

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