Wie förderst Du Verlässlichkeit im Team?

Krisen kommen immer überraschend. In einer Krisensituation zeigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gern ihre Verlässlichkeit gegenüber ihrem Unternehmen.

01   Flexibilität zeigen.

Du bietest an, auch ausserhalb der regulären Arbeitszeiten zu arbeiten, um den Betrieb aufrechtzuerhalten oder an einer Lösung mitwirken.

02   Reklamationen managen.

Du übernimmst eigenständig die Kommunikation mit verärgerten Kunden, um deren Anliegen zu klären und sie zu beruhigen.

03   Lösungsorientiertes Handeln.

Du findest Lösungen, wie Du Verkäufe oder andere Geschäftsprozesse trotz technischer Schwierigkeiten abwickeln kannst.

04   Zusammenhalt fördern.

Du zeigst Teamgeist, indem Du Kollegen unterstützt, die durch die Krise besonders belastet sind und bist Dir nicht zu schade mit anzupacken.

05   Eigenständiges Handeln.

Du findest Aufgaben auch ohne auf Anweisungen zu warten, um den Betrieb aufrechtzuerhalten und den Kollegen zuzuarbeiten.

06   Prioritäten setzen.

Du konzentrierst Dich auf die wichtigsten Geschäftsprozesse und Aufgaben, um den Schaden für das Unternehmen so gering wie möglich zu halten.

07   Überstunden machen.

Du erklärst Dich bereit länger zu arbeiten, um das Problem zu beheben. Dennoch sollte der Umfang der Überstunden verantwortungsvoll gehandhabt werden. Dies hängt von den gesetzlichen Bestimmungen und Deiner individuellen Belastbarkeit ab. Grundsätzlich sollten die Überstunden im Einklang mit dem Arbeitszeitgesetz stehen.

Überstunden sind in Krisen unvermeidlich, aber es ist wichtig, dass sie im Rahmen bleiben und Deine Selbstfürsorge im Vordergrund steht.

08   Verantwortung zur Selbstfürsorge.

In einer Krisensituation besteht immer die Gefahr, dass Mitarbeiter sich zu sehr verausgaben. Als Geschäftsführer ist es wichtig, die Selbstfürsorge der Mitarbeiter im Blick zu behalten, da langfristig überlastete Mitarbeiter nicht nur ihrer eigenen Gesundheit schaden, sondern auch der Leistungsfähigkeit des Unternehmens.

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Innerer Kündigung vorbeugen.

Hinter einer inneren Kündigung stecken in der Regel enttäuschte Erwartungen – denn Arbeitgeber und Arbeitnehmer gehen neben dem offiziellen Arbeitsvertrag auch eine unausgesprochene Vereinbarung ein, den „psychologischen Vertrag“ – das heisst:

Unternehmen etwa fordern von ihren Mitarbeitenden insbesondere in herausfordernden Zeiten oder in Krisensituationen Verlässlichkeit, Flexibilität und Loyalität.

Im Gegenzug erwarten Deine Mitarbeitenden eine durch Respekt geprägte Arbeitsbeziehung, Entwicklungsmöglichkeiten und ein Aufgabenpensum, das zu schaffen ist. Wenn Du als Führungskraft nicht frühzeitig klärst, dass bestimmte Erwartungen nicht erfüllt werden können, kann sich bei Deinen Mitarbeitenden grosser Frust und Enttäuschung aufbauen.

Für Verlässlichkeit Danke sagen.

Mitarbeitende wünschen sich für Ihren Einsatz und ihr Engagement ein aufrichtiges wertschätzendes Dankeschön – bis an die eigenen Grenzen zu gehen ist nicht selbstverständlich. Hier ein paar Empfehlungen für Dankbarkeits-Gesten: 

01   Individuelle Dankesbriefe.

02   Zusätzliche freie Tage.

03   Sonderzahlung oder ein Bonus.

04   Firmenfeier.

05   Flexiblere Arbeitszeiten.

06   Gutscheine, Bücher oder Kuchen.

07   Öffentliche Anerkennung.

08   Persönliches Danke-Video.

Wichtig ist, dass Dankbarkeits-Gesten authentisch und individuell sind, damit die Wertschätzung auch wirklich spürbar wird.

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Verlässlichkeit stärkt das Vertrauen.

Auch im Alltag vertrauen wir auf Verlässlichkeit:

Dein Bus kommt pünktlich, die Internetverbindung ist stabil, Deine Bestellung wird rechtzeitig geliefert. Deine Kollegen und Kolleginnen kommen pünktlich zur Arbeit. Kollegen und Vorgesetzte informieren zeitnah und kontinuierlich über etwaige Probleme, Engpässe oder Fortschritte, damit alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand sind. Vereinbarungen, Absprachen und Deadlines werden eingehalten, Kundenanfragen und Kundenbedürfnisse zuverlässig erfüllt, Meetings starten und enden pünktlich – wären da nicht die regelmässig-zu-spät-Kommer.

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Mit Zu-spät-Kommern klug umgehen.

In fast jedem Unternehmen gibt es Personen, die zu Meetings und Terminen zu spät auftauchen. Durch sie verschieben sich häufig ganze Abläufe in der Firma, weil Besprechungen zu spät anfangen und verspätet enden. Das wirkt nicht nur unhöflich, sondern auch nervig und unzuverlässig. Wer zu spät kommt oder gar nicht aufkreuzt, signalisiert damit, dass er die Zeit seines Gegenübers nicht respektiert. 

Jedoch den meisten Menschen ist es wichtig, dass man mit ihrer Zeit verantwortungsvoll umgeht. Wie aber wie reagierst Du richtig – kommentieren, anschnauzen, ignorieren oder belehren? Wie erreicht ihr mehr Pünktlichkeit in Eurer Zusammenarbeit?

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Für Zu-spät-Kommer gelten drei einfache Teamregeln.

01   Gib frühzeitig Bescheid. 

Wenn Du merkst, dass Du spät dran bist, oder Du verpennt hast, oder Dein Kind nicht in die Kita wollte, oder Du im Stau stehst, oder den aktuellen Termin nicht einhalten kannst, ruf zeitnah an und informiere die betreffenden Kollegen. So kann Dein Team sich darauf einstellen, Lösungen finden oder Anpassungen vornehmen, bevor es zu Problemen kommt. 

02   Setze Prioritäten. 

Wer verlässlich ist sagt nicht zu allem Ja, sondern achtet sorgsam darauf, nicht zu viele Verpflichtungen einzugehen. Denn wenn er sich zu viel vornimmt, kann nicht alles fristgerecht erledigen. Die meisten Menschen können ihre Zusagen nicht einhalten, weil sie die verfügbare Zeit überschätzen.

03   Halte es aus, dass Du an Pünktlichkeit erinnert wirst.

Wenn Du unabsichtlich zu spät kamst, hast Du deswegen vielleicht selbst ein schlechtes Gewissen und brauchst keinen Kommentar oder keine Ermahnung mehr. Dennoch, im Wiederholungsfall halte die freundliche aber bestimmte Reaktion Deines Chefs oder Deiner Kollegen aus und verzichte auf Erklärungen oder Ausreden. 

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Voraussetzung für Verlässlichkeit sind klare Vereinbarungen.

Verlässlichkeit und Pünktlichkeit sind zentrale Werte für die Zusammenarbeit: „Wir schätzen es, wenn man sich aufeinander verlassen kann.“ Die Voraussetzung dafür sind klare Vereinbarungen. 

01   Klarheit in den Erwartungen.

Mitarbeiter wollen wissen, was von ihnen erwartet wird – erstelle dazu ein paar einfache schriftliche Teamregeln oder Meetingregeln. So kannst Du viel klarer und konsequenter reagieren, wenn gegen Regeln, Erwartungen und Vorgaben verstossen wird.

02   Mit Ausreden richtig umgehen.

Mach dem Zu-spät-Kommer klar: „Es liegt in Deiner Verantwortung, Deinen Tag so zu planen, dass Du Termine einhalten kannst.“

03   Starte pünktlich, auch wenn noch jemand fehlt.

So würdigst Du die Pünktlichkeit und Gewissenhaftigkeit der rechtzeitig anwesenden Kollegen und Kolleginnen.

04   Kein Update für Zu-spät-Kommer.

Wer zu spät kommt, muss sich Informationen, die ihm fehlen, selbst organisieren.

05   Ermögliche Pünktlichkeit.

Wo eine Besprechung um 10 Uhr aufhört und die nächste um 10 Uhr startet, wird man es kaum rechtzeitig schaffen – deshalb besser um „5 vor“ enden.

06   Reagiere auf´s Zu-spät-Kommen.

Im Wiederholungsfall reagiere freundlich, aber bestimmt: „Wir haben uns darauf geeinigt, pünktlich anzufangen und unsere Kollegen nicht warten zu lassen. Sei beim nächsten Mal bitte pünktlich.“

07   Erarbeitet Eure eigenen Teamregeln.

Was bedeutet das für die Kolleginnen und Kollegen, die warten müssen? Wie fühlt es sich an, Informationen hinterherlaufen zu müssen? Was passiert, wenn Besprechungen immer wieder zu spät anfangen oder Deadlines nicht eingehalten werden?

So fühlt sich niemand allein verantwortlich, sondern es gibt eine gemeinsame Verantwortung für Pünktlichkeit. Die meisten Kolleginnen und Kollegen werden darin übereinstimmen, dass Verlässlichkeit und Pünktlichkeit wichtig sind, um gut zusammenarbeiten zu können.

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Sei Vorbild für Verlässlichkeit.

Unzuverlässigkeit im Team ist oft ein Hinweis auf Führungsfehler. Wenn eine Führungskraft selbst unzuverlässig ist – sei es durch fehlende oder widersprüchliche Kommunikation, unklare Prioritäten oder das Nicht-einhalten von Absprachen oder Zusagen – gibt sie den Mitarbeitern das Signal, dass Zuverlässigkeit keine hohe Priorität hat. So entsteht eine Kultur der Beliebigkeit.

Besprechungen, die später beginnen als geplant, weil der Chef noch kurz ans Telefon musste, oder im laufenden Meeting Anrufe entgegen nimmt, oder unpünktlich zu Kundenterminen erscheint, kommen häufiger vor als man denkt. 

Folglich sollten Führungskräfte bei sich selbst ansetzen, um eine Kultur der Verlässlichkeit zu etablieren.

Warum Chefs zuverlässig sein sollten.

Chefs, die darauf achten, pünktlich und gut vorbereitet zu Meetings zu erscheinen und Kollegen das Gefühl geben, dass sie sich auf ihren Chef verlassen können, steigern die Wahrscheinlichkeit, dass ihr Team es ihnen gleichtut.

Als Führungskraft bis Du Vorbild – so ist Deine Verlässlichkeit das Fundament eines erfolgreichen Teams und einer positiven vertrauensvollen Arbeitsatmosphäre. Als Unternehmer kannst Du als gutes Beispiel vorangehen und gemeinsame Werte vorleben. 

5 Tipps, was Chefs bei sich selbst beachten sollten:

01   Pünktlichkeit leben.

02   Absprachen und Zusagen einhalten.

03   Fehler eingestehen und als Lernmöglichkeit nutzen.

04   Willkürliche Entscheidungen vermeiden – und stattdessen

05   Eine klare Linie halten – oder den neuen Kurs plausibel erklären.

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11 Tipps für mehr Verlässlichkeit im Team.

Richtig delegieren können ist eins Deiner wichtigsten Führungsinstrumente.

01   Sag klar, was Du erwartest.

Mitarbeiter wollen wissen, was von ihnen erwartet wird – erstelle dazu ein schriftliches Briefing mit klaren Zielen, Anforderungen, Aufgaben, Fristen und Deadline zu Beginn der Aufgabe.

02   Setze erreichbare, nachvollziehbare Ziele.

Also Ziele, die sowohl die Bedürfnisse des Unternehmens als auch Fähigkeiten und Entwicklungsgrad der Mitarbeiter berücksichtigen.

03   Setze eindeutige Prioritäten.

Sag im Briefing klar, welche Priorität die Aufgabe im Vergleich zu anderen Aufgaben hat – ebenso welche Wichtigkeit oder welche Dringlichkeit.

04   Zeitplan mit Pufferzeit.

Erstellt einen Zeitplan, der die Komplexität der Aufgabe, die Anforderungen des Kunden und die Fähigkeiten des Mitarbeiters berücksichtigt. Plant Zeitpuffer mit ein, damit unerwartete Hindernisse nicht sofort zur Verspätung führen.

05   Fördere selbstbestimmtes Arbeiten.

Sag im Briefing klar, wo Mitarbeiter in eigener Verantwortung agieren können und was Du bei der Aufgabe bereits festgelegt hast. 

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06   Arbeitsmaterial.

Stelle sicher, dass Deine Mitarbeiter über die notwendigen Werkzeuge und Arbeitsmaterialien verfügen, um ihre Aufgaben gut und richtig zu erledigen.

07   Feedback und Korrekturmöglichkeiten.

Setze regelmässige Zwischenbesprechungen an, um frühzeitig sicherzustellen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg ist. So können mögliche Probleme oder Verzögerungen rasch erkannt und gelöst werden.

08   Fokus auf Lösungen, nicht auf Schuldzuweisungen.

Niemand macht Fehler aus Absicht. Wenn also Fehler passieren, konzentriert Euch auf Lösungen und nicht auf Schuldzuweisungen. So können Deine Mitarbeiter lernen und sich verbessern.

09   Fördere Fähigkeiten.

Schaffe ein Bewusstsein für Qualitätsstandards – manchmal benötigen Mitarbeiter Schulungen, um effektiver und zuverlässiger zu arbeiten. So signalisierst Du, dass Ihr als Unternehmen an der Entwicklung Eurer Kollegen interessiert seid.

10   Erkenne Zuverlässigkeit an.

Schenke anerkennende, lobende Worte und ein Danke nicht nur für aussergewöhnliche Leistungen, sondern auch für konstante Verlässlichkeit.

11   Mögliche Konsequenzen von Unzuverlässigkeit.

Unzuverlässiges Verhalten kann im Wiederholungsfall Konsequenzen haben, wie zum Beispiel die Versetzung auf andere Projekte oder Bonuskürzungen.

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Falls der Mitarbeiter sein Verhalten nicht ändert.

Falls der Mitarbeitende trotz Gesprächen und klarer Erwartungen sein Verhalten nicht ändert, kannst Du im Rahmen des Arbeitsrechts Ermahnungen, Abmahnungen und im Extremfall auch Kündigungen einsetzen – allerdings immer sorgfältig und in einem abgestuften Vorgehen.

Schritt 01: Ermahnen.

Ermahnen ist sinnvoll, wenn das Problem trotz Gesprächen und Feedbacks weiterbesteht. Ermahnen bedeutet, freundlich aber klar sagen, dass Unzuverlässigkeit oder Unpünktlichkeit nicht länger toleriert wird und eine Verhaltensänderung notwendig ist.

Schritt 02: Abmahnen.

Wenn nach der Ermahnung keine Veränderung eintritt, wäre der nächste Schritt eine schriftliche Abmahnung mit klarer Aufforderung zur Verhaltensänderung. Sie sollte gut überlegt sein, da sie eine ernste arbeitsrechtliche Konsequenz darstellt und im Wiederholungsfall Grundlage für eine Kündigung sein kann.

Schritt 03: Kündigen.

Wenn alle anderen Versuche gescheitert sind, wenn die Ermahnung und Abmahnung nicht zu einer Änderung führen und das Verhalten weiterhin die Abläufe im Unternehmen stört oder das Team negativ beeinflusst, könnte als letzter Schritt eine Kündigung in Betracht gezogen werden.

Hinweis: Dieser Abschnitt ersetzt keine arbeitsrechtliche Beratung. Kläre die arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen deshalb immer mit einem Juristen.

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Vertrauensvorschuss für mehr Verlässlichkeit.

Würdest Du trotz möglicher Zweifel an Zuverlässigkeit, Sorgfalt, Motivation oder Gewissenhaftigkeit dennoch einen Vertrauensvorschuss geben?

4 Bedenken gegen einen Vertrauensvorschuss.

01   Kostenintensive Fehler.

Unzuverlässigkeit kann zu teuren Verzögerungen, Fehlern oder Reklamationen führen, die Euch und Euren Kunden Zeit und Geld kosten könnten.

02   Gefahr der Überforderung.

Mitarbeiter könnten trotz Deines Vertrauens überfordert sein, weil sie für die Aufgabe nicht ausgebildet sind, oder nicht die nötigen Fähigkeiten haben, oder nicht die nötige Selbstorganisation haben.

03   Frust im Team.

Ein Vertrauensvorschuss für unzuverlässige Mitarbeiter könnte den Eindruck vermitteln, dass Leistung nicht wichtig ist – und zu Unzufriedenheit und Motivationsverlust im Team führen.

04   Verlust an Autorität.

Wenn Mitarbeiter ihre Aufgaben nicht termingerecht oder in der gewünschten Qualität abliefern und so die Teamleistung schmälern, könnte dies auf Dich und Deine Verantwortung zurückfallen.

4 Gründe, die für einen Vertrauensvorschuss sprechen.

01   Psychologische Sicherheit.

Dein Vertrauen reduziert Stress, weil Kollegen weniger Angst haben, etwas falsch zu machen, sich zu blamieren oder kritisiert zu werden.

02   Aufbau von Selbstvertrauen.

Dein Vertrauen stärkt das Selbstbewusstsein Deiner Mitarbeiter, da sie sich als fähig und geschätzt wahrgenommen fühlen.

03   Stärkung der Beziehung.

Dein Vertrauen fördert Eure Bindung, sorgt für ein angenehmes Arbeitsklima und mehr Verlässlichkeit, Flexibilität und Loyalität.

04   Förderung der Eigenverantwortung.

Durch Dein Vertrauen fühlen Mitarbeitende sich oft stärker verantwortlich für ihre Aufgaben und arbeiten eigenständiger.

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Empfehlungen für einen ausgewogenen vertrauensvollen Ansatz.

Empfehlung 01

Analysiere zuerst die Gründe für Unzuverlässigkeit: Ist es ein einmaliges Problem, oder ein systemisches Thema, oder ein kulturelles Problem? Sind es externe Faktoren, die die Leistung beeinträchtigen, oder fehlt es an Fähigkeiten oder Motivation?

Empfehlung 02

Baue Vertrauen in kleinen Schritten auf. Mit klaren Vorgaben, erreichbaren Zwischenzielen und regelmässigen Feedbacks gewährst Du einen begrenzten Vertrauensvorschuss, um das Risiko zu minimieren – und Du behältst soviel Kontrolle wie nötig.

Empfehlung 03

Gehe davon aus, dass jeder Kollege mit besten Absichten handelt. Gib ihm deshalb die nötige Zeit um in seine Aufgaben hineinzuwachsen. Gleichzeitig darfst Du erwarten, dass er diesen Vertrauensvorschuss nutzt, um sich voll einzubringen und Verantwortung zu übernehmen.

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Verlässlichkeit in der Kommunikation.

Verlässlichkeit ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit und bedeutet, sich an Absprachen zu halten und ehrlich zu kommunizieren, wenn etwas nicht machbar ist. Wenn Du merkst, dass Du eine Aufgabe nicht schaffen kannst, sprich rechtzeitig darüber, damit das Team und auch der Kunde planen kann.

Sich aufeinander verlassen zu können und vertrauensvoll zusammenzuarbeiten, ist das Rückgrat von erfolgreichen Teams. Wo Du auf Deine Kollegen zählen kannst, steigen Effizienz und Zufriedenheit. 

Zuverlässigkeit ist der Schlüssel für reibungslose Abläufe, eine positive Arbeitsatmosphäre und gute Kundenbeziehungen. Im Team möchten sich alle darauf verlassen können, dass sie die Informationen haben, die sie brauchen.

Untersuchungen belegen allerdings, dass es daran in der Zusammenarbeit am meisten hakt. Da wird zum Beispiel in der Firma schnell mal zu dritt etwas auf dem Flur besprochen – und damit ist für die drei der Fall erledigt. Die anderen Kollegen erfahren davon zu spät oder gar nicht.

Flurfunk und Gerüchten vorbeugen.

Um den internen Informationsfluss transparent zu gestalten und Gerüchten im Unternehmen vorzubeugen, könnten Informationen regelmässig in einer internen Infopost an die Mitarbeiter kommuniziert werden, damit alle auf dem gleichen Stand der Informationen sind. Darin unter anderem:

O   Veränderungen in der Geschäftsführung.

O   Strategie des Unternehmens.

O   Erfolgreiche Meilensteine.

O   Teambuilding-Massnahmen.

O   Gute Leistungen.

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Fazit

In der Teamarbeit hast Du immer andere an Deiner Seite – folglich will sich jeder im Team darauf verlassen können, dass Informationen fliessen, Absprachen eingehalten werden und Aufgaben gewissenhaft erledigt werden. Das gilt für alle – von der Führungsebene bis zum Azubi.

In Krisensituationen liegt der Kern des Erfolgs im Leben und bei der Arbeit im Glauben, jegliche Situationen selbstbewusst meistern zu können.

Verlässlichkeit und Vertrauen sind das Fundament für Euren Erfolg.

O   Wie wirkt es sich aus, wenn Chef und Team sich nicht aufeinander verlassen können?

O   Ist Vertrauen für immer „verspielt“, oder gibt es eine „zweite Chance“?

O   Wie förderst Du die Verlässlichkeit in Deinem Team?

O   Welche Teamregeln sind aus Deiner Sicht sinnvoll?