Keine Zeit zu führen – warum Haltung der Schlüssel zum Erfolg ist.

Die Fenster sind dreckig. Seit Wochen. Niemanden kümmert’s – bis die Prüfung naht. Dann plötzlich Putzalarm: Scheiben, Rahmen, alles muss glänzen. Lernen wird auf später verschoben. Im Job läuft’s oft ähnlich. Keine Zeit für Führung: Da gibt’s noch die Mail vom Geschäftsführer, die Auswertung fürs Controlling, das Sales-Meeting. Das „Kannst du mal eben kurz?“ – und schwupps, der Tag ist rum. Gut beschäftigt, viel erledigt. Nur eben nicht geführt.

Es fühlt sich gut an, Aufgaben schnell und effizient abzuarbeiten. Doch diese ständigen Ablenkungen nehmen uns die Zeit für das Wesentliche – Führung und konzentriertes Arbeiten. Früher hiess es noch „Ich bearbeite jetzt mal alle Anfragen“ und konnte das ungestört tun. Heute reissen uns endlose to-dos, Benachrichtigungen und Unterbrechungen immer wieder aus dem Flow: E-Mails, Anrufe, Social Media. Wann bleibt da eigentlich noch Zeit zu führen?

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Warum „alles gleichzeitig wollen“ das Problem ist.

Multitasking hat wenig mit effektivem Arbeiten zu tun – das ist längst erwiesen. Stattdessen zersplittert es unsere Aufmerksamkeit. Ein „Ping“ auf dem Smartphone, ein Kollege, der eben noch schnell etwas loswerden muss, und die Kundin, die ihre Reklamation sofort erledigt haben will – am besten alles gleichzeitig. Klar, es fühlt sich an, als ob man alles im Griff hat. Das Üble ist: Wir haben uns so sehr an ständige Unterbrechungen gewöhnt, dass wir glauben, der ständige Wechsel zwischen Aufgaben sei normal – und damit auch völlig in Ordnung. So kommen viele Chefs und Chefinnen im Alltag nicht mehr zu dem, was wirklich zählt.

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Multitasking schadet der Qualität und der Gesundheit.

Wer ständig unterbrochen wird, findet nie wirklich in einen angenehmen Flow. Wir können uns nicht mehr voll und ganz auf eine Aufgabe konzentrieren. Fehler schleichen sich ein, die Qualität leidet, und Beziehungen bekommen Risse. Untersuchungen belegen: Jede Ablenkung kostet unser Gehirn wertvolle Energie und schaltet unser Stresssystem ein. Die ständigen Unterbrechungen senken die Arbeitszufriedenheit und gefährden unsere Gesundheit.

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Ablenkungen bremsen Veränderungen aus.

In Change-Prozessen sehen wir es immer wieder: Oft ist es gar nicht die Veränderung selbst, die am meisten Energie kostet. Es sind die Begleiterscheinungen, die im Team für Frust, Verunsicherung und Konflikte sorgen:

Elia arbeitet in einem Unternehmen, das KI in den Vertriebsprozessen einführt. Doch er tut sich schwer mit der neuen Technologie. Er versteht das Ziel, aber noch nicht die Vorteile. Es nervt ihn, die Angebotstexte einfach der KI zu überlassen und vermisst den persönlichen Stil. So bat er seinen direkten Vorgesetzten Dennis um Unterstützung, fühlt sich jedoch allein gelassen. Statt sich mit dem neuen System anzufreunden, arbeitet er weiter wie gewohnt und sucht mühsam die Angebotsinfos per Hand raus – die vertraute, aber langsame Methode. Statt einer positiven Aufbruchsstimmung breitet sich im Team zunehmend schlechte Laune aus – alle schauen auf die Führungskraft.

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Ablenkungen schaden der Mitarbeiterführung.

Keine Zeit für Führung?
„Jetzt nicht – vielleicht später – hab jetzt keine Zeit – kann mich nicht um alles kümmern – der Kunde wartet – stell mir einen Termin ein – muss zuerst noch dies, muss danach noch das – kommst Du erstmal alleine klar?“

Das Problem:
Elias’ Vorgesetzter Dennis hat seine eigenen Prioritäten und kaum Zeit, sich um jeden einzelnen Kollegen zu kümmern. Oft fragt er sich selbst: „Wie soll ich das alles nur schaffen?“ Und zeigt mit dieser Frage gleichzeitig, dass seine Priorität nicht auf Führung und Selbstführung liegt. Dennis möchte seinem Team helfen, doch die vielen Anforderungen nehmen so viel Raum ein, dass ihm der Fokus auf die Bedürfnisse seiner Mitarbeiter verloren geht.

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Die unsichtbare Barriere aus Ablenkung und Überlastung wird zum eigentlichen Führungsproblem. 

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Keine Zeit für Anerkennung. Wie auch?

Fehlende Anerkennung – einer der häufigsten Vorwürfe an Führungskräfte. Oft nicht ganz unberechtigt. Doch wer ständig im Tunnel ist, von Termin zu Termin hetzt und noch den ganzen Kleinkram kontrolliert, der hat keinen Raum für „den anderen sehen“ oder ein aufmerksames „gut gemacht“.

Anerkennung beginnt mit Hinschauen. Und Zuhören. Beides hängt zusammen:

Wer keine Zeit für Führung hat, hat auch keine Zeit für Anerkennung. Wenn Anerkennung im Alltag untergeht, fehlt Führung. So simpel.

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Was Führungskräfte gegen Ablenkungen tun können.

Finde die Gründe für Ablenkung, die in Dir und deinen Gewohnheiten liegen. Du willst Dich nicht länger selbst blockieren und konzentrierter führen?

Hier 10 Tipps für Dich.

10   Dopamin-Fasten.
Das Glückshormon Dopamin lässt uns jeden Tag Dinge tun, die wir eigentlich lassen wollten. Schokolade? Ein Like auf LinkedIn? Gleich mal nachsehen. Wir geben der Versuchung nach. Immer wieder. Bis wir das Gefühl haben, ein wenig die Kontrolle darüber zu verlieren. 

Was dagegen hilft, belegen Untersuchungen: Wer bereit ist, ungünstige Gewohnheiten einzuschränken, lebt zufriedener und verbessert seine Verfassung insgesamt. Nicht durch Komplettverzicht. Stattdessen naschen reduzieren. Smartphone-Zeit begrenzen. 

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09   Nicht zugreifen – bleib konzentriert!
Dein Smartphone lenkt Dich ab. Oft reicht schon ein „ping“ oder eine Nachricht, um die Aufmerksamkeit von der eigentlichen Aufgabe wegzulenken. Also leg es für den Moment bewusst weg ausser Sichtweite oder aktiviere den Flugmodus.

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08   Nimm Dir Fokuszeit.
Du willst in Ruhe Mitarbeitergespräche oder Feedback vorbereiten? Block Dir Zeiten im Kalender, in denen du für niemanden erreichbar bist. Kommuniziere sie unbedingt ans Team.

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07   Verkürze Meetings.
Nimmt man sich eine Stunde Zeit, dauert das Meeting eine Stunde. Beschränkt man die Zeit von vornherein auf 45 Minuten, reicht das in den allermeisten Fällen auch. Und sorgt gleichzeitig für kürzere Redebeiträge. 

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06   Weniger Nachrichten.
Nachrichtenkonsum kostet unendlich viel Zeit und Konzentration. Du willst nur einen Artikel lesen, klickst Dich aber von einem zum nächsten? Entziehe Dich dem Sog und setz Dir ein Zeitlimit.

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„Keine Zeit zu führen“ ist eine Ausrede. Wenn etwas wirklich wichtig ist, dann nimmt man sich die Zeit.

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05   Bündele Aufgaben. 
Du hast viele Termine und dazwischen maximal 10 Minuten freie Zeit? Wie willst Du da konzentriert was wegschaffen? Leg planbare Termine und Aufgaben so gut wie möglich zusammen.

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04   Block Dir Zeit frei.
Durch Bündelung entstehen wie „automatisch“ grössere Zeitfenster zwischen den Aufgaben. Diese Puffer kannst Du für unvorhergesehen Aufgaben – für Entspannungspausen – oder für „Leadership by walking around“ nutzen. 

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03   Trainiere Achtsamkeit.
Wer von vielen Reizen umgeben ist und dem Drang von „Belohnung“ oft nachgibt, hat weniger Zeit für Achtsamkeit. Weder für sich, noch für andere. Eine acht­same Lebens­ein­stel­lung macht vie­les leich­ter.

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02   Arbeite an Deinem Selbstbild.
Wer hat behauptet, dass Führung ein „easy job“ wäre? Wer Angst vor Ablehnung und Bewertung durch andere übervorsichtig agiert, kommt kaum aus seiner Komfortzone rein in seine neue Führungsrolle. Den „Chef raushängen lassen?“ Besser nicht. Hol Dir lieber Hilfe.

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Nummer 1 Tipp: Finde Freude am Führen.

Mach Führung zu Deinem Dopamin-Kick.
Wer Führungsaufgaben schwierig findet und ihnen ausweicht, hat ein Glaubwürdigkeitsproblem. Hier hilft eine kurze Selbstreflexion: 

Zeit nimmst Du Dir immer dann, wenn Du wirklich Lust auf etwas hast. Wenn Dir Führung also keinen Spaß macht, wird sie auch nie ganz oben auf Deiner Prioritätenliste stehen.

Ein Tipp: Geh Schritt für Schritt vor: Welche Führungsaufgabe möchtest Du gern häufiger machen, was würde Dir Spass machen??

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Reflektierte Führungskräfte wissen das.

Wer nicht führt, obwohl es sein Job wäre, weiss das meistens selbst. Da muss niemand mit „fingerpointing“ kommen. Das schlechte Gewissen ist schon da. Der innere Kritiker motzt immerzu zwischen to-do-Liste und Teams-Call. Und dann noch LinkedIn: Überall Experten. Jeden Tag neue Posts über lahmes Leadership und fehlende Führungskompetenzen. Irgendwann reicht’s. Nicht jeder, der andere kritisiert, war selbst mal Führungskraft. Da denkt sich mancher völlig zurecht: „Kommt doch mal vorbei. Macht meinen Job. Und dann reden wir weiter über Arbeitspensum und Führung.“

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Die 20 grössten Ablenkungsfallen.

Die 20 grössten Ablenkungen im Büro – inklusive durchschnittlicher Zeitverlust pro Tag.

01 Unnötige oder ineffiziente Meetings.
Ø 1 Stunde, 38 Minuten
Zu lang, zu häufig ohne Ergebnis – viele beklagen Zeitverschwendung.

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02 E-Mails privat & beruflich.
Ø 1 Stunde, 31 Minuten
Permanente Reaktionsbereitschaft verhindert konzentriertes Arbeiten.

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03 Unterbrechungen durch Kollegen.
Ø 1 Stunde, 15 Minuten
Kurzes Nachfragen, schnelles Feedback – mit Folgen für den Fokus.

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04 Nachrichten im Internet.
Ø 1 Stunde, 7 Minuten
Einmal drin, schwer wieder raus.

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05 Social Media.
Ø 58 Minuten
Ein kurzer Blick auf WhatsApp & Co. und plötzlich ist eine Stunde weg.

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06 Multitasking Aufgaben-Hopping.
Ø 56 Minuten
Schnell mal zwischen Aufgaben springen kostet Fokus und Energie.

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07 Mikro-Management.
Ø 50 Minuten
Ständige Rückfragen oder Kontrolle rauben Zeit und Eigenverantwortung.

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08 Lärm und Geräuschkulisse.
Ø 45 Minuten
Gespräche, Telefonate, Drucker stören die Konzentration messbar.

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09 Fehlende Selbstorganisation.
Ø 42 Minuten
Keine to-do-Liste, kein Plan – schon verliert man sich im Klein-Klein.

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10 Unklare Prioritäten.
Ø 40 Minuten
Wer nicht weiß was zuerst kommt, verliert Zeit.

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Je mehr Ablenkung, desto weniger Führung.

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11 Private Gespräche.
Ø 37 Minuten
Für Austausch am Schreibtisch und Klatsch an der Kaffeemaschine.
Klar, dass ein privates Gespräch zwischendurch unter Kollegen zum menschlichen Arbeitsumfeld dazugehört.

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12 Interne Chat-Tools Slack, MS Teams.
Ø 36 Minuten
Praktisch, aber auch ein ständiger Strom potenzieller Ablenkungen.

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13 Spontane Ad-hoc-Aufgaben „Kannst du mal eben schnell . . . „
Ø 34 Minuten
Gut gemeint, aber oft zerstören sie den Flow.

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14 Jobsuche während der Arbeitszeit.
Ø 26 Minuten
Karrieresprung zwischen zwei Meetings.

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15 Push-Benachrichtigungen in Mails, Tools, Kalender.
Ø 25 Minuten
Permanente Unterbrechung, selbst bei banalen Infos.

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16 Snackpausen und Zigarettenpause.
Ø 23 Minuten
Der kurze Weg nach draussen summiert sich über den Tag.

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17 Technische Probleme mit Drucker, WLAN, Software.
Ø 20 Minuten
Wenn PC und Internet nicht so wollen, wie man selbst möchte.

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18 Telefonate mit Partner oder Freunden.
Ø 18 Minuten
„Nur mal eben kurz“ wird schnell zur regelmässigen Ablenkung.

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19 Kurznachrichten schreiben oder chatten.
Ø 14 Minuten
Push-Nachrichten machen es schwer, sich nicht ablenken zu lassen.

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20 Desk Sharing & Arbeitsplatzsuche.
Ø 10 Minuten
Wer keinen festen Platz hat, verliert täglich Zeit beim Suchen und Einrichten.

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Fazit.

Führung ist keine Jobbezeichnung, sondern eine Haltung.

Führung macht man nicht nebenbei, wenn mal Zeit ist.
Führen beginnt damit, Dir bewusst zu machen, wo Deine Ablenkungspotenziale liegen. Und Dich aktiv für oder gegen Unterbrechungen zu entscheiden. 

Du wurdest befördert, um Verantwortung zu übernehmen – nicht, um Dich von alltäglichen Aufgaben ablenken zu lassen. „Keine Zeit zu führen“ ist eine Ausrede. Wer nicht führt, sollte sich fragen, weshalb er diese Rolle dann ursprünglich übernehmen wollte – und was ihn daran hindert.

Führen bedeutet, den Fokus auf den Menschen zu richten. Und den Raum zu schaffen, in dem Dein Team wachsen und Leistung bringen kann. 

Führung ist eine bewusste Entscheidung, die Du jeden Tag triffst.

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KI Transparenz.

Seit Februar 2025 sind einige KI-Systeme in der EU verboten. Ab August 2026 schreibt der EU AI Act in Artikel 4 eine Kennzeichnung von KI-Erzeugnissen wie Bilder, Videos oder Stimmaufnahmen realer Personen vor. Diese Transparenz ist für mich bereits heute selbstverständlich: Die finale inhaltliche Verantwortung für diesen Artikel liegt beim Autor, der Artikel enthält keine KI generierten Bilder.

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Wie sieht es in Deinem Team aus? 

„Keine Zeit für Führung“ – ist das ein Thema?

Gibt es bei Euch Situationen, die ohne Ablenkung viel effektiver laufen könnten?

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